Privacy policy

Informativa sul trattamento dei dati personali clienti e contatti 

Art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Modello personalizzabile per agenzia di pratiche amministrative – utilizzabile per clienti privati, imprese, professionisti e contatti anche da remoto.

Nota: i campi tra parentesi quadre sono segnaposto da completare prima dell’uso.

La presente informativa descrive in modo chiaro e trasparente come BBSPRATICHE&SERVIZI SRL tratta i dati personali delle persone fisiche che contattano l’Agenzia, richiedono informazioni, chiedono preventivi, affidano incarichi o interagiscono con l’Agenzia nell’ambito dei servizi di pratiche amministrative, documentali, telematiche e di assistenza connessa.

L’informativa si applica sia ai clienti privati sia ai referenti, titolari, dipendenti o collaboratori di imprese, studi e professionisti che si relazionano con l’Agenzia, anche tramite e-mail, telefono, messaggistica, moduli web, piattaforme online o consegna di documentazione da remoto.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è BBSPRATICHE&SERVIZI SRL, con sede in VIA PIETRO COLARIETI, 15 – C.F./P.IVA 01170160574, in persona del legale rappresentante pro tempore oppure del titolare della ditta individuale, contattabile ai recapiti indicati nella presente informativa.

2. Dati di contatto del titolare e del referente privacy

Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• E-mail ordinaria: privacy@bbspratiche.it
• PEC: bbs@pec.bbspratiche.it, se disponibile
• Telefono: 062147660
• Indirizzo postale: Via Pietro Colarieti, 15
• Referente privacy interno, se nominato: LUIGI BUCCINI

3. Interessati cui si riferisce l’informativa

La presente informativa riguarda, a titolo esemplificativo:

• clienti persone fisiche e potenziali clienti;
• persone che richiedono informazioni, contatti o preventivi;
• referenti, amministratori, dipendenti o collaboratori di società, enti, associazioni, studi professionali o altri clienti organizzati;
• soggetti che conferiscono incarichi per conto proprio o per conto di terzi;
• deleganti, rappresentanti, procuratori, consulenti o professionisti che interagiscono con l’Agenzia nell’interesse di altri soggetti.

4. Categorie di dati trattati

L’Agenzia può trattare le seguenti categorie di dati personali, nei limiti di quanto effettivamente necessario rispetto alla pratica o al contatto instaurato:

• dati identificativi e anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, dati del documento di identità, residenza o domicilio);
• dati di contatto (indirizzo, telefono, e-mail, PEC, recapiti di referenti o incaricati);
• dati amministrativi, fiscali e contabili utili per il preventivo, l’incarico, la fatturazione e gli adempimenti di legge;
• dati relativi alla pratica richiesta, alla documentazione consegnata, alle deleghe, procure, autorizzazioni o dichiarazioni rese;
• dati contenuti nelle comunicazioni intercorse con l’Agenzia, anche tramite messaggistica, ticket, moduli online o portali;
• log tecnici, dati di navigazione o metadati strettamente necessari al funzionamento dei canali digitali utilizzati, se applicabili;
• eventuali categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR o dati relativi a condanne penali e reati, solo se strettamente necessari, pertinenti alla pratica richiesta e trattabili in presenza di idonea base giuridica.

L’Agenzia si impegna a trattare solo dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite.

5. Finalità del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

1. gestire richieste di informazioni, contatti, appuntamenti e preventivi;
2. valutare la fattibilità della pratica e svolgere attività precontrattuali su richiesta dell’interessato;
3. concludere, eseguire e gestire il rapporto contrattuale o l’incarico conferito, anche con mandato o delega operativa;
4. raccogliere, verificare, organizzare e trasmettere documentazione necessaria alla pratica amministrativa o al servizio richiesto;
5. adempiere a obblighi normativi, fiscali, amministrativi, contabili, di archiviazione e di collaborazione con autorità, enti o organismi competenti;
6. gestire richieste inviate da professionisti, intermediari o referenti che agiscono nell’interesse di altri soggetti;
7. tutelare i diritti del Titolare, prevenire contestazioni, gestire reclami, recuperare crediti o difendersi in sede stragiudiziale o giudiziale;
8. migliorare l’organizzazione interna, la tracciabilità delle richieste e la sicurezza dei processi, nel rispetto dei principi di minimizzazione e proporzionalità;
9. inviare comunicazioni informative o promozionali relative ai servizi dell’Agenzia, esclusivamente se sussiste idonea base giuridica, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile e con facoltà di opposizione in ogni momento.

6. Basi giuridiche del trattamento

Il trattamento è svolto, a seconda dei casi, sulla base delle seguenti basi giuridiche previste dall’art. 6 GDPR:

• esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ad esempio per richieste di contatto, informazioni o preventivi;
• esecuzione di un contratto o di un incarico di cui l’interessato è parte;
• adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare;
• legittimo interesse del Titolare alla gestione organizzativa, alla sicurezza, alla prevenzione degli abusi, alla tracciabilità delle operazioni e alla tutela dei propri diritti, previa valutazione di compatibilità con i diritti e le libertà degli interessati;
• consenso dell’interessato, solo quando effettivamente necessario o richiesto dalla legge, ad esempio per specifiche comunicazioni promozionali non altrimenti consentite;
• per eventuali categorie particolari di dati, una delle condizioni di liceità ulteriori previste dagli artt. 9 e 10 GDPR o dalla normativa nazionale applicabile.

Qualora i dati siano riferiti a terzi e siano comunicati all’Agenzia dal cliente, dal professionista o dal referente che conferisce o gestisce l’incarico, il soggetto comunicante resta responsabile della correttezza della base giuridica che legittima la comunicazione stessa, ferma restando l’autonomia del Titolare per i trattamenti di propria competenza.

7. Natura del conferimento e conseguenze del mancato conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari o comunque richiesti per la gestione del contatto, del preventivo, dell’incarico o degli adempimenti di legge è di regola obbligatorio o comunque necessario ai fini della corretta gestione del rapporto.

Il mancato conferimento, il conferimento incompleto oppure non veritiero dei dati necessari può comportare, a seconda dei casi:

• l’impossibilità di rispondere utilmente alla richiesta di contatto o di formulare un preventivo attendibile;
• l’impossibilità di assumere o proseguire l’incarico;
• ritardi, sospensioni o esito negativo della pratica, se i dati o i documenti risultano insufficienti, incoerenti o non aggiornati;
• l’impossibilità di adempiere a obblighi normativi, fiscali o amministrativi.

Il conferimento dei dati per finalità facoltative, come eventuali attività promozionali basate sul consenso, è invece libero; il mancato conferimento non pregiudica la possibilità di instaurare o proseguire il rapporto principale con l’Agenzia.

8. Modalità di raccolta dei dati anche presso terzi

I dati personali sono di regola raccolti presso l’interessato, anche mediante contatti telefonici, e-mail, PEC, messaggistica, moduli cartacei o digitali, incontri in sede, appuntamenti fuori sede, caricamento di documenti o utilizzo di portali e piattaforme.

Quando ciò sia necessario e pertinente alla pratica o al servizio richiesto, l’Agenzia può altresì raccogliere dati presso fonti diverse dall’interessato, ad esempio:

• professionisti, consulenti, intermediari, delegati o referenti indicati dal cliente;
• cointeressati, deleganti, rappresentanti o soggetti per conto dei quali la prestazione viene richiesta;
• pubbliche amministrazioni, enti, camere di commercio, albi, registri, portali istituzionali, banche dati accessibili nei limiti di legge;
• fornitori di servizi tecnici o piattaforme utilizzate per gestire richieste, caricamenti documentali, firme o prenotazioni.

Quando i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato, il Titolare fornisce l’informativa nei casi e con le modalità previste dagli artt. 13 e 14 GDPR, salvo le eccezioni di legge applicabili.

9. Dati di terzi comunicati dal cliente o da intermediari

Nel caso in cui il cliente, il professionista incaricante o altro soggetto trasmetta all’Agenzia dati personali riferiti a terzi, egli dichiara di essere legittimato a tale comunicazione e di aver assolto, ove necessario, agli obblighi informativi e agli altri presupposti di liceità richiesti dalla normativa applicabile.

L’Agenzia tratta tali dati nei limiti in cui ciò sia necessario per valutare, assumere o gestire l’incarico richiesto, adottando cautele organizzative proporzionate e chiedendo, se opportuno, documentazione integrativa o chiarimenti sulla legittimazione del soggetto conferente.

Qualora l’Agenzia rilevi che i dati comunicati siano eccedenti, non pertinenti o manifestamente non necessari rispetto alla pratica, potrà chiederne la riduzione, la rettifica o l’astensione dall’invio, in coerenza con i principi di minimizzazione e limitazione della finalità.

10. Modalità del trattamento e misure organizzative

Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici, telematici e organizzativi idonei a garantire riservatezza, disponibilità e integrità dei dati, secondo criteri di necessità e proporzionalità rispetto alla finalità perseguita.

In particolare, l’Agenzia adotta misure organizzative e di buona gestione, quali ad esempio:

• accesso ai dati consentito solo a persone autorizzate e istruite, in ragione delle mansioni svolte;
• uso di credenziali, dispositivi e canali di comunicazione gestiti con attenzione e aggiornati;
• archiviazione ordinata della documentazione, con criteri che evitano consultazioni indebite o dispersioni;
• attenzione alla raccolta dei soli dati utili e alla limitazione delle copie superflue;
• verifica periodica dei flussi organizzativi e dei fornitori utilizzati per la gestione dei servizi;
• adozione di procedure interne per gestire richieste degli interessati, errori, incidenti o anomalie in modo tempestivo.

Non vengono adottate decisioni unicamente automatizzate che producano effetti giuridici sull’interessato, salvo diversa specifica informativa ove necessario.

11. Destinatari e categorie di destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate e secondo il principio di stretta necessità, a soggetti che agiscono in qualità di autonomi titolari oppure, se del caso, di responsabili del trattamento appositamente nominati. Tra essi possono rientrare:

• personale interno autorizzato e collaboratori dell’Agenzia;
• consulenti amministrativi, fiscali, legali, informatici o organizzativi;
• fornitori di software gestionali, servizi cloud, hosting, posta elettronica, conservazione documentale, firma elettronica, assistenza tecnica o ticketing;
• banche, intermediari di pagamento, assicurazioni, istituti di credito o soggetti coinvolti nella gestione amministrativa e contabile;
• pubbliche amministrazioni, enti, autorità, camere di commercio, organismi, concessionari, gestori di portali o altri soggetti cui la comunicazione sia necessaria per la pratica richiesta o imposta dalla legge;
• professionisti, delegati, referenti o soggetti indicati dal cliente o coinvolti nell’esecuzione della pratica.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, ove nominati, può essere richiesto al Titolare ai recapiti sopra indicati.

12. Trasferimenti di dati verso Paesi extra UE o organizzazioni internazionali

Di regola i dati sono trattati e conservati all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, per esigenze tecniche od organizzative, alcuni servizi utilizzati dal Titolare comportino trasferimenti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, tali trasferimenti avverranno nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR.

In tali casi, il Titolare adotterà, a seconda della situazione concreta, una delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti GDPR, ad esempio decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, misure supplementari o altre basi di trasferimento ammesse dalla legge.

13. Tempi di conservazione

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono raccolti e trattati; tuttavia, per la documentazione inerente le pratiche affidate all’Agenzia, la conservazione avviene per tutto il tempo imposto dalla normativa applicabile, anche in ragione di obblighi fiscali, amministrativi e di eventuali adempimenti verso le Autorità competenti, ivi compresi quelli connessi al Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, ove applicabile.

In particolare, quando la legge impone la tenuta, l’esibizione, la tracciabilità o la comunicazione di dati e documenti alle Autorità, agli enti pubblici o ad altri soggetti istituzionalmente competenti, l’Agenzia conserva la relativa documentazione per il periodo previsto dalle disposizioni vigenti, senza che possa essere richiesta la cancellazione anticipata nei limiti in cui il trattamento resti necessario per l’adempimento di tali obblighi.

In via prudenziale e personalizzabile, il Titolare può adottare i seguenti criteri di conservazione:

• richieste di contatto, informazioni e preventivi non seguiti da incarico: fino a 12/24 mesi dall’ultimo contatto, salvo esigenze difensive o richieste dell’interessato;
• documentazione contrattuale, amministrativa, fiscale e contabile: per il tempo richiesto dalla normativa applicabile e, comunque, per i termini ordinariamente rilevanti in materia civilistica, fiscale e probatoria;
• documentazione inerente le pratiche svolte, comprese istanze, allegati, deleghe, documenti identificativi, evidenze di trasmissione e ogni altro atto o dato funzionale alla pratica: per il tempo imposto dalla legge, dai regolamenti, dalle prescrizioni delle Autorità competenti e dagli obblighi di tracciabilità, controllo o esibizione applicabili al caso concreto;
• dati trattati sulla base del consenso per finalità facoltative: fino a revoca del consenso oppure, se precedente, fino al decorso del termine interno stabilito dal Titolare.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati, anonimizzati oppure conservati ulteriormente solo se ciò è richiesto o consentito dalla legge, da un ordine dell’autorità, dalla pendenza di verifiche o controlli, oppure dalla necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede competente.

14. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare in qualunque momento i propri diritti, tra cui:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e accedere al loro contenuto;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti;
• chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge;
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse del Titolare, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nonché opporsi in qualsiasi momento a trattamenti per finalità di marketing diretto;
• ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti al Titolare e, se tecnicamente fattibile, trasmetterli a un altro titolare (portabilità), quando il trattamento sia basato su consenso o contratto ed effettuato con mezzi automatizzati;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti è sufficiente contattare il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa, specificando la richiesta e allegando, se necessario, elementi utili all’identificazione del richiedente.

15. Reclamo all’Autorità Garante

L’interessato che ritenga che il trattamento dei dati personali che lo riguarda avvenga in violazione della normativa applicabile ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, nonché di adire le opportune sedi giudiziarie, se ne ricorrono i presupposti. 

Per aggiornamenti e modalità operative si rinvia al sito istituzionale del Garante: www.garanteprivacy.it.

16. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata o modificata nel tempo per adeguarla a evoluzioni normative, organizzative, tecnologiche o ai servizi effettivamente resi dall’Agenzia. La versione aggiornata verrà resa disponibile tramite i canali abitualmente utilizzati dal Titolare, ad esempio sul sito internet, in allegato ai moduli o presso la sede.  Nel caso fossero disponibili più versione fa fede la versione più recente firmata digitalmente. 

Versione documento: 1.0 – Data ultimo aggiornamento: 27/07/2026.

17. Informazioni aggiuntive relative al sito internet

La presente informativa costituisce anche l’informativa sul trattamento dei dati personali resa agli utenti che consultano o utilizzano il sito internet dell’Agenzia, salvo quanto eventualmente previsto in specifiche informative integrative o in apposite sezioni dedicate a particolari servizi o funzionalità.

Attraverso il sito internet dell’Agenzia possono essere raccolti e successivamente trattati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità perseguite, i dati personali volontariamente conferiti dall’utente mediante form di contatto, richieste di informazioni, richieste di preventivo, prenotazioni, invio di documentazione, comunicazioni trasmesse agli indirizzi indicati sul sito o utilizzo di eventuali ulteriori funzionalità rese disponibili online.

Possono inoltre essere trattati dati tecnici, informatici e di navigazione la cui acquisizione è connaturata al funzionamento dei sistemi informatici e dei protocolli di comunicazione di rete, nonché dati necessari alla sicurezza del sito, alla prevenzione di usi illeciti, al controllo del corretto funzionamento dei servizi digitali, alla gestione tecnica dell’infrastruttura e all’accertamento di eventuali responsabilità in caso di accessi abusivi, anomalie o eventi pregiudizievoli.

Resta inteso che, per ogni trattamento effettuato tramite il sito internet, si applicano integralmente tutte le disposizioni della presente informativa in tema di titolarità del trattamento, categorie di dati, finalità, basi giuridiche, modalità del trattamento, destinatari, tempi di conservazione e diritti dell’interessato, dovendosi la presente intendere quale informativa unica e generale anche per i dati raccolti online.

Qualora il sito utilizzi cookie, strumenti di tracciamento, servizi di analisi del traffico, aree riservate, sistemi di upload documentale, procedure di prenotazione online, servizi di messaggistica integrata o altre funzionalità digitali ulteriori rispetto al mero contatto, i relativi trattamenti saranno disciplinati, ove necessario, da apposita cookie policy, banner informativo, informativa integrativa o specifiche condizioni d’uso, da considerarsi parte complementare della presente informativa.

Il Titolare si riserva di aggiornare in qualsiasi momento i contenuti informativi relativi al sito internet, anche in conseguenza di modifiche normative, evoluzioni tecniche, implementazione di nuovi servizi digitali o mutamenti organizzativi, fermo restando che il trattamento dei dati personali avverrà sempre nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della finalità e sicurezza previsti dalla normativa vigente.

Sito internet: www.bbspratiche.it

Pagina privacy: www.bbspratiche.it/privacy

Versione e data : 1 del 17/07/2026