Richiesta duplicati di atti notarili presso l’Archivio Notarile

Richiesta copie di atti notarili presso l’Archivio Notarile

Quando si ha bisogno di recuperare un atto notarile già stipulato, la prima cosa da capire è chi oggi è competente a rilasciarne la copia. In molti casi la copia viene ancora rilasciata dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato. In altri casi, invece, bisogna rivolgersi all’Archivio notarile. Proprio per questo, prima di parlare di “duplicati”, conviene usare il linguaggio corretto delle fonti ufficiali: copie, estratti e certificati di atti notarili. Ministero della Giustizia – Richiedere copia di atti notarili

In cosa consiste la pratica

La pratica consiste nell’individuare dove l’atto è oggi conservato, capire se la richiesta debba essere fatta al notaio oppure all’Archivio notarile competente, raccogliere gli estremi utili e presentare la domanda nel formato corretto. Quando i dati non sono completi, serve spesso una fase preliminare di ricerca, che incide anche sui diritti dovuti. Ministero della Giustizia – Modalità di richiesta

Quando bisogna rivolgersi all’Archivio notarile

Le copie degli atti notarili sono normalmente rilasciate dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato. Se però il notaio ha cessato l’attività oppure si è trasferito in un altro distretto notarile, oppure è deceduto, le copie possono essere rilasciate solo dall’Archivio notarile del distretto in cui il notaio operava all’epoca della stipula. Se invece il notaio è ancora in esercizio e opera nello stesso distretto, la via ordinaria resta il suo studio. 

Che cos’è Archinota e perché è utile

Per capire dove si trovano gli atti notarili è disponibile Archinota, il sistema di ricerca del Ministero della Giustizia che consente di individuare sia la sede dell’Archivio notarile che conserva gli atti di un notaio cessato o trasferito, sia le coordinate di un notaio ancora in esercizio. La ricerca può essere effettuata partendo dal cognome del notaio, dalla sede o dalla provincia, e può essere affinata indicando anche il periodo in cui si ritiene sia stato stipulato l’atto. Ministero della Giustizia – Archinota

Quali documenti si possono richiedere

Non esiste una sola tipologia di rilascio. A seconda dell’esigenza concreta si può richiedere una copia autentica, una copia esecutiva, un estratto oppure un certificato. Questa distinzione è importante perché incide sia sui costi sia sull’uso concreto del documento. Nel linguaggio comune si parla spesso di “duplicato”, ma in pratica bisogna capire quale tipo di documento serve davvero. 

Quali dati servono per la richiesta

Quando il richiedente conosce il nome del notaio e gli estremi dell’atto, cioè data e numero di repertorio o di raccolta, la pratica è molto più semplice. Occorre inoltre precisare se la copia deve essere rilasciata su supporto cartaceo o informatico, se deve essere in bollo o in carta libera 

Costi e diritti da considerare

La richiesta non ha un costo unico, perché il totale dipende dal tipo di documento richiesto e dal numero di facciate. Il Ministero indica però alcuni diritti base molto chiari: euro 1,00 per ogni richiesta, euro 6,00 per la ricerca dell’atto, euro 18,00 come diritto fisso per la copia autentica, euro 27,00 per la copia esecutiva ed euro 10,00 per estratti e certificati, oltre ai diritti di scritturazione e agli eventuali bolli. Per questo, prima di procedere, conviene capire esattamente che tipo di documento serve. Ministero della Giustizia – Costi e diritti

Perché affidarsi a noi

BBSPRATICHE aiuta il cliente a impostare correttamente la richiesta, capire se deve rivolgersi al notaio o all’Archivio notarile, individuare l’ufficio competente e scegliere il documento corretto tra copia, estratto e certificato. L’obiettivo è evitare richieste sbagliate, perdite di tempo e costi inutili, rendendo più semplice il recupero dell’atto notarile che serve davvero.